Online projekt menedzsment

Saját online közösséget (POC) kiépíteni kihívásokkal teli feladat. Sok kérdést kell átgondolni, például, hogy milyen platformokat és kutatási eszközöket használjunk, melyek segítenek majd hosszabb időszakon át együtt tartani a közösséget. Mindezeket még a kérdőívek és témák kiírása előtt kell átgondolni és azt is, hogyan fogod használni azokat az adatokat, amiket gyűjtöttél! Ugyanennyire fontos, hogyan toborozod majd a tagokat, hogy vegyenek részt az online közösségedben. Ők a közösséged éltető elemei a kutatási programban, nélkülük nem tudsz felméréseket készíteni. Szóval érdemes átgondolni a kiválasztási procedúrát, mielőtt nekilátsz. Nyilvánvaló, hogy költségtakarékos megoldásokat kell alkalmazni, így lesznek valóban kifizetődőek az izgalmas kutatásaid. Minden felmérés végén ha ez telefonos kérdezési módszer (CATI) vagy személyes felmérés, érdemes a válaszadóktól elkérni e-mail címüket, hogy a későbbiekben újra meghívhasd őket vagy közvetlenül válaszolhassanak az online kérdőíveken keresztül.

Megéri azokat toborozni, akik még nem vettek részt felmérésekben. Például, amikor személyes interjúkra toborzol, a fiatalabb válaszadók, akiket elkerüli annak a lehetősége, hogy részt vegyenek egy folyamatban lévő projektben, sokkal inkább érdekeltek. Másik lehetőség, hogy használd a web listening programjaid, hogy mintákat generálj és újra kapcsolatba kerülj velük. Az érzésekre alapozott monitoring, amely egyénenként képes azonosítani a posztokat és megjegyzéseket, hatékony eszközként szolgálhat, annak érdekében, hogy kiemelhesd online közösséged potenciális tagjait. A posztolók és blogerek befolyásolása fontos szerepet játszik a közösséged alakításában és a viták ösztönzésében. Újabb tagok meghívásánál, hívjuk fel figyelmüket, hogy a fókusz nem a pénzügyi jutalmazáson van. Ha csupán az anyagiakkal ösztönzöd a csapattagokat, talán több gyakorlott válaszadót fogsz bevonzani, mint azokat, akik valódi érdeklődéssel vesznek részt. A hivatásos válaszadókat kerüld el, mert vélhetően tagjai már számos közösségnek - online kérdőíveket keresnek, hogy minél gyorsabban kitöltsék azokat. Ez "straight-lininghoz" vagy "Christmas trees" kitöltéshez vezet, ahol a válaszadók feláldozzák az igazságot a gyorsaságért, inkább lineárisan bejelölik a válaszokat és nem az igaz választ adják a kérdésekre. Kiválasztani a megfelelő válaszadókat, a legjobb módszer ha magasabb célokért toborzod őket. Ha a közösség egy meghatározott feladatra jön létre, akkor elég valószínű, hogy sokkal őszintébb, de még akkor is, ha a POC kereskedelmi célú, ahol a potenciális tagokat a valami új alkotása, a termék fejlesztés, és a brand nagyköveteivé válása motiválja. A kulcs, a közösség tagjainak informálása a kutatás céljairól, és megfigyelni, hogyan segítettek visszajelzéseik az ügy előmozdításában. 

Van még egy bújtatott ösztönzés, különösen a hiány szegmens termékeknél, vagy azoknál, amelyek egy bizonyos státusszal ellátottak,  a közösség részére fórumot hozhatunk létre, hogy a nyitottabbak elmondhassák tapasztalataikat, és megoszthassák nézőpontjaikat és ötleteiket. Vannak persze kézzel foghatóbb ösztönzési technikák is, amelyek pénzbeni juttatásokkal ösztönözöttek. Igen, utalhatsz készpénzt, a PayPal-t használva, ez szükséges lehet abban az esetben, ha azt akarjuk, hogy az elért szakértők időt fordítsanak a felmérésre - de sok más módja is lehetséges az ösztönzésnek.

Készpénz nélküli ösztönzők lehetnek, ajándékkártyák, online áruházak kuponjai, amelyek jó megoldásnak tűnnek az online közösség összetartására. Vagy néha különböző ajándékokkal történő jutalmazás, vagy részvétel nyereményjátékokban; pénz nyereményért vagy vonzó ajándékokért, mint például egy iPad lehet. Érdemes megmutatni, hogy milyen gyakran és kik nyernek ezekben a nyereményjátékokban. Egyébként nagyon könnyen válhatnak a közösség tagjai szkeptikussá. Egyéb készpénz nélküli díjazás is létezik, mint például a pontok gyűjtése törzsvásárlói rendszerekben, mint a Nectar vagy az Air Miles. 

Mindemellett marketing fókuszú közösségek esetén a brand tulajdonosa kínálhat ingyenes termék mintákat, próba mintákat, kedvezményeket a termék árából.  Ezek segítségével támogatja a brand jelenlétét, ahogyan ösztönzi a részvételt is. Egy másik mód vonzóbbá válni, és segíteni a helyi vagy hazai jótékonysági közösségeket, adományrendszerek kialakításával lehetséges. Ez egy win-win stratégia, egy jó ügyet támogathatsz, és ösztönözheted a kutatásaidban résztvevőket és integrálhatod őket a saját folyamatban lévő CSR programjaidban a maximális hatásért. 

Közösséged tagjai is lehetnek további résztvevők forrásai, kapcsolódó rendszereken át. Ha a tagoknak pozitív tapasztalata van közösségedről, azt akarják majd, hogy más is csatlakozzon, különösen ha ösztönözve is vannak.

Ha a tagok száma megemelkedik, tapasztalni fogsz egy bizonyos fokú lemorzsolódást, így szem előtt kell tartanod, hogy állandó toborzás szükséges annak érdekében, hogy az aktív tagok megmaradjanak, és különösen a demográfiai és hozzáállásbeli  szempontból megkülönböztetett csoportok legyenek használva, amikor szükséges.

Miután toboroztad saját közösséged, az felállt és működik! Aztán a közösséged összetartása szükséges, most a kezedben van egy ütőképes kutatási eszköz, amely a rendelkezésedre áll, amikor szeretnéd. Az egyik ütőkártyád, hogy ezzel a közösséggel képes leszel felégetni az akadályokat, amelyek korábban a kutatók, a fogyasztók, és a marketingesek között léteztek, a másik, hogy a közösség igazi betekintést biztosít a cég és fogyasztó közös értékeibe.

Forrás: http://www.digital-mr.com

A mai rohanó világban sokan vannak közülünk, akik túlterheltek a sok elvégzendő feladat miatt. Az életünk egy teljes káosz, és ez a lelkiállapot kevésbé hatékonnyá, termelékennyé és kevésbé boldoggá tesz minket. Számtalan dologgal kell törődni, mint például a gyerekek oktatása, a munkánk, a fejlődésünk, a bevásárlás és a lista folytatódik. Az agyunk túlterheltté válik a folyamatos gondolkodásban, anélkül, hogy igazán képesek lennénk priorizálni az elintéznivaló dolgokat. Ez a mentális egészségünkön nyomot hagy és stresszt okoz. Gyakran hazaviszünk munkával kapcsolatos dolgokat, és fordítva.

Számos sikeres ember megosztotta titkát, hogyan menedzselik dolgaikat és készülnek el feladataikkal időben - a munkahelyen és magánéletben is. Ha jól értelmezi a trükköket, képes lesz saját életében is alkalmazni azokat. Ezek jellemzően - prioritás, önfegyelem - és nem halogatni az elintéznivalókat.

Mindezek alapján 5 trükköt mutatok be, amelyek csodákat tehetnek a dolgok elintézése érdekében.

A munkafolyamat ábrázolása

Bármikor, amikor úgy érzed, hogy túl sok dolgot kell elintézned, és a feladatok ütemezése okoz frusztrációt, le kell írnod minden feladatot egy munkafolyamat ábrában. Meg kell osztani a feladatokat cselekvést igénylő és nem igénylő feladatokra. Majd a feladatokat sorba kell állítani határidők szerint. Hamarosan meglátod, hogy melyek azok a teendők, amik nem igényelnek azonnali figyelmet és így azokra nem érdemes gondolni. Megfogsz lepődni, de lesznek olyan feladatok, amelyeket érdemes a kukába dobni. A feladatok menedzselése otthon és a munkahelyen is történhet ezzel a módszerrel, így nagyon sok felesleges gondolattól megszabadulhatsz, amely leterheli az agyad. A munkafolyamat diagramokkal képes leszel újra konfigurálni az agyi kapacitásod, és hatékonyabban használni, csökkentve a stresszt.

Tanuld meg az Elme-Térképezést 

Amikor szembesülsz egy problémával és a gondolatok elkezdik bombázni az agyad, és mindegyik elfogadható megoldásnak tűnik, ez elég nyomasztóvá válik, ha már épp valaminek a közepében vagy. A legjobb megoldás ilyen helyzetben, az Elme-Térképezés technikáit alkalmazni. Az Elme-Térképezés diagramok használatát jelenti gondolatok, ötletek, szavak, feladatok ábrázolása kivetítve a központban lévő szóval vagy ötlettel. Ez segít kiemelni a lehető legjobb megoldást a problémára. Az Elme-Térképezés egyfajta vizuális támogatás, amely csökkenti a stresszt az agyban azáltal, hogy segít kiválasztani a lehetséges megoldásokat és a megvalósíthatóakra koncentrálni. Ez segít az energiák megfelelő összpontosításával hatékonyabb megoldást kivitelezni, rövidebb idő alatt. Miután a működésképtelen ötletek is helyet vesznek el a fejedben, ezután képes leszel jobban koncentrálni és gyorsabban, hatékonyabban végrehajtani dolgokat. Ez a megközelítés segít a munkahelyen és magánéletben is gyorsabban megoldani a dolgokat. Ez segíteni fog megtalálni az egyensúlyt, amit keresel.

Használj Collaboration eszközöket és tervezőket

A munkahelyen a legjobb módszer, a Collaboration szoftver használata a csapatmunka során. A Collaboration szoftver számos olyan funkciót tartalmaz, amely segíteni fog neked a mikro menedzsment feladatokat kitörölni az agyadból, mint például emlékeztető e-mailek küldése a feladatok elvégzésével kapcsolatos határidőkkel kapcsolatban. A Collaboration szoftver vagy bármely más eszköz nyújt időzítőket, melyek minden projekt tag számára láthatóak, automatikus levélküldők, amelyek emlékeztetnek a feladatok határidejével kapcsolatban vagy egy-egy feladatkiosztás esetén. Tehetsz egy kis túrát, hogyan működik ez a BootStrapToday esetén, hogy megértsd, az online Collaboration szoftver hogyan képes csökkenteni a terheket és megoldani dolgokat okosabb módon.

Léteznek más eszközök is, mint a személyes tervezők, határidő naplók, amelyek alkalmasak a személyes és munkahelyi dolgok menedzselésére.

Aludj 8 órát

Nem számít, hogy milyen feladattal kell szembenézned, a legfontosabb az, hogy a 8 óra alvás meg legyen, hogy az agyad aktívan tartsd, és a reflexeid is gyorsak legyenek. Ez mind összefüggésben van. Egy ördögi körbe cseppenhetsz, ha túlnyomó alkalommal figyelmen kívül hagyod a felsoroltak bármelyikét. A túl terhelt elme megakadályozza a minőségi alvást, és nem leszel képes elvégezni saját és a mások által rád bízott teendőket.

Ne csak a pénzért csináld

Bármit is teszel, ne légy annak a megszállottja, hogy csak azért csinálod, hogy több pénzed legyen. Természetesen keményebben dolgozol, magasabb hatékonysággal, ha szereted amit csinálsz. A siker és pénz egymásból következik. A logika itt egyszerű. Csak akkor tudod a legjobb tudásod szerint tenni dolgaid, ha nem vagy stresszes, így nagyszerű eredményeket érsz el. Az elméd nem válik információkkal túlzsúfolttá, ha minden az agyadban csak ahhoz kapcsolódik, amit épp csinálsz. A stressz mentes elme nyilvánvalóan termékenyebb. Megmutatja az utat a tökélyhez. A siker és pénz, melyek mindig a tökélyre törekvés eredményei, megtalálnak majd.  

 www.bootstraptoday.com

Körülbelül három hónappal ezelőtt a Cisco felvásárolt egy San Francisco-i székhelyű induló vállalkozást, a Versly-t, amely egy online collaboration szoftver-t fejlesztett, amely integrálta a Microsoft Office alkalmazást. Ez csak a hír egy kis része. A tény, hogy minden a mai világban megváltozott, még az is, ahogyan magánéletünkben és munkahelyünkön szocializálódunk, és ahogyan dolgokat véghez viszünk. Manapság minden az online közösségekről és együttműködésről szól.

Az új hit, amely az internetre épített, viaduktként az információk és adatok biztonságos cseréjéért az online collaboration-t tette nagy dologgá azzal a módszerrel, ahogyan ma dolgozunk. A cloud computing megjelenése tette lehetővé, hogy az online collaboration magasabbra szárnyaljon. Sok online collaboration eszköz van a piacon, SaaS modellben (a cloud computing egy része), amely nem csak, hogy szinte azonnal használható, hanem gazdaságos is. E nagyszerű tulajdonságok hozták meg a mindent learató sikert a szoftver kapcsán.

De az online collaboration eszközöd nem lesz hatékony, ha nem használod megfelelően dimenzióit. Íme 4 titok, amely megmutatja, hogyan tedd munkád még hatékonyabbá. 

Alkalmazd a legmegfelelőbb embereket a projektben

Meglepődtél? Igen, minden a projekt tagok kiválasztásával kezdődik, nem számít mennyi eszközt használsz, hogy a működést egyszerűvé és hatékonnyá tedd. Minden eszköz az emberi attribútumokat hasznosítja és ezáltal mutatja meg hatékonyságát. A collaboration önmagában partneri kapcsolatot vagy együttműködést jelent, amely nyilvánvalóan elvárt a projekt tagok között. Ha a projekt tagok nem azonos elszántsággal dolgoznak együtt a projekten, akkor az együttműködés nem lesz sikeres. Az online collaboration eszközöket leginkább azok a szervezetek használják, akik egy megosztott környezetben a távolról dolgozók munkáját hasznosítják, és máris itt is van az ok, hogy miért is annyira fontos a megfelelő tagok delegálása.

Válaszd a megfelelő online collaboration eszközt

Profilodtól vagy vállalkozásod bizonyos funkcióitól függően, az online collaboration eszközöd kiválasztásánál el kell döntened, mely jellemzők lényegesek. Például, ha az értékesítési osztály számára választod ki az eszközt, figyelembe kell venned, hogy a kiválasztott eszköz támogatja a videó konferenciákat, dokumentum megosztást, és egységesített levelező rendszert, megjegyzések küldésére közvetlenül a fiókokba. Ezek lennének a szükséges jellemzők, így tudsz majd együttműködni hatékonyan a kereskedőkkel, az ügyfelekkel, és koordinálni a házon belüli értékesítési csapatot. 

Ha a kiválasztott eszköz nem rendelkezik a fenti funkciókkal, talán egy másik eszközbe is be kell invesztálnod, ezért megemelkedik a bejelentkezésnél az egy személyre osztott vezérlőpultok száma. Ez egy kicsit zavaró. Bármely eszköz hatékonyságának egyik kulcsa, csökkenteni az eszköz használatához szükséges lépések számát és nem növelni azokat.

Létesítsd a megfelelő infrastruktúrát

Ezt paradox megemlíteni, amikor napjainkban minden komputerizált. De az igazság mégis az, hogy ha hiányzik a megfelelő tudás, akkor talán nem is tudtad megválasztani a megfelelő infrastruktúrát az IT szükségleteid kielégítésére. Miután kiválasztottad az online collaboration eszközöd, bizonyosodj meg arról, hogy infrastruktúrád támogatja az eszköz használatát.

Alkalmazd a helyes stratégiát a tudástárad felépítéséhez

Egy online collaboration eszközről sem mondható el, hogy hatékony, ha nem képes önmagában tudás tárházat építeni. A collaboration eszközöknek különböző funkciói vannak, mint a wiki és a dokumentum kezelő. Habár a wikik automatikusan létrejönnek, (ellenőrizd a BootStrapToday-ben is!), a csapatot mindig bátorítani kell a dokumentum megosztás hatékonyabb alkalmazására. Ahogyan adni kell egy útmutatást is, hogy a csapat hogyan használhatja a már meglévő tudástárat, amit a wikik tartalmaznak. Ezeknek az elemeknek a hatékony használata segít felépíteni saját tudás központod, amely személytől független lesz. Ezzel sok gond megelőzhető a cég számára is, amikor például egy dolgozó hirtelen nem dolgozik többé a cégnél, vagy halál és baleset miatt elveszíti a cég.

www.bootstraptoday.com

Volt egy álmod és azon vagy, hogy megvalósítsd. Órákat töltesz ötleteléssel, és végül rálépsz az útra. Felállítod a csapatod, és kemény munkával megszerzed az első ügyfelet és vállalkozásod elkezdi termelni a bevételt. A bevételek azonban még két év után is épphogy csak fedezik a működési költségeket és fedezik az alapítók fizetését is. Ahogy sok start-up, te is elérted a ‘ramen profitable’ állapotot.

Azok számára, akik nem ismerik a 'ramen profitable’ kifejezést, Paul Graham a kifejezés szülője, ez azt az állapotot jelenti, amikor egy start-up épphogy kitudja termelni az alapítók fizetését és fedezi a működési költségeket. 

De ez elég? Talán igen - különösen azután, miután olyan sok energiát fektettél már cégedbe. A legbölcsebb azonban megállni és elgondolkodni, hogyan tovább. Talán jobb, ha lehúzod a rolót és máshoz kezdesz. Ha megvan a vállalkozói vénád, akkor minden bizonnyal lesznek más ötleteid, amiket megéri megvalósítani. Ha az idő elérkezett a gondos mérlegelést követően eltudod majd dönteni, hogy folytatod a vállalkozást vagy bezárod. Ne feledd, hogy sok sikeres vállalkozó elbukott, mielőtt megérkezett az igazi siker. Ők már tanultak a hibáikból a kudarcok útján. Annak érdekében, hogy megtudd ítélni, hogy szükséges e bezárnod vagy még egy darabig próbálkoznod, íme az alábbi tényezők, amiket érdemes elemezned:

A piaci viszonyok megítélése

Teljesen normálisnak tekinthető a cégek számára, hogy szembe néznek néhány hónapos visszaeséssel, amikor elindítják vállalkozásukat. Talán a bevételed forrása csupán pár lezárt, sikeres üzletkötés. Ha néhány kedvezőtlen piaci körülmény miatt egy ügyfél is csökkenteni kényszerül kiadásait és eláll a további együttműködéstől, akkor bizony érezni fogod a nyomást. Ha azonban ez egy átmeneti állapot, és van kilátás újabb ügyfélre, mert terméked színvonala megfelelő és van létjogosultsága, akkor nem érdemes bezárni, a türelem kifizetődő lesz.

Megfelelő e az üzleti modell

Néha csak azután érted meg a terméked számára elérhető piacokat, miután már piacra léptél. Körülbelül egy év múlva megtudod ítélni, hogy van e felvevő piaca termékednek. Talán az üzleti koncepció kiváló, de a piac még nincs felkészülve. Ez esetben el kell gondolkoznod azon, hogy bezárd az üzleted.

Mérlegeld a személyes pénzügyi helyzeted

Vizsgáld meg, hogy átmeneti visszaesés van e az iparágban, de tulajdonképpen az üzleti modelled számára nagyszerű lehetőségek vannak. Helyesen időzítetted e terméked vagy szolgáltatásod számára a piacra lépést és megtaláltad e a piaci rést. Ha igen, akkor ez azt jelenti, hogy érdemes fenn tartani a ‘ramen profitable’  állapotot, és később a profit elkezd emelkedni. De vajon a pénzügyi helyzeted lehetővé teszi a várakozást? Tudsz még élni a kötelezettségeiddel 1 évig az épphogy felszínen maradsz színvonalon? Ha igen, akkor várj még, talán érdemes...

www.bootstraptoday.com

Az esetek többségében a csapatmunka a kulcsa a problémák megoldásának. A történelem a tanúja ennek a ténynek. Úgy tartják, hogy a rómaiak azért tudtak olyan hatalmas birodalmat felügyelni, mert kiváló együttműködési stratégiájuk volt, a katonai stratégia mellett természetesen. A BBC History szerint a rómaiak tudták hogyan növeljék birodalmukat, különböző ösztönzési taktikákat alkalmaztak, hogy megőrizzék a jó kapcsolatot a helyi uralkodókkal, így stratégiai támogatást nyertek. Azok az uralkodók, akik ellenszegültek, vereséget szenvedtek, mert nem voltak képesek a hadsereggel megbírkózni.

Egy mindenkiért, mindenki egyért! Amit a történelem is bizonyít! Alkalmazd csak a mai világban is ezt a felvetést és rájössz, hogy manapság is erre van szükség. Az együttműködés napjainkban is nagy jelentőséggel bír számos probléma megoldásában, épp úgy, mint az innováció. A kutatók különböző területeken a hatékony csoportmunka erejével dolgoznak. Bár néhányuk tudós vagy kutató, egyenként is kitüntetést kaptak találmányaikért, mégis értékük az intelligens elmék közös munkájának eredményeként mérhető. A közös intelligencia nagyobb erővel bír, mint az egyéniek. Még az Apple is számos innovatív termékét a látnoki vezető, Steve Jobs vezetésével a kulcsfontosságú alkalmazottak, mint Jonathan Ive és Tim Cook munkájával együtt alkotta. Ive az Apple Chief Designer-e is kifejezte ezt a tényt, és Walter Isaacson, a Steve Jobs szerzője: The Exclusive Biography könyvében utalt is rá.

Ha most áthelyezed ezt a módszert a fizikai világból a virtuális világba, akkor megérkezel az online együttműködés alapvetéséhez. Csakúgy mint életünk bármely más területén is megfigyelhető az online jelenlét. Itt nem szükséges egy-egy fizikai találkozás a brainstorming vagy utánkövetési tevékenységekhez. A webes felület speciális funkcióval lehetővé teszi az együttműködést és megkönnyíti a lépéseket, amely egyszerűvé tesz bármilyen csapat munkát. Egyszerűen fogalmazva, az online csapatmunka még több pluszt jelent az együttműködés önmagában létező előnyeihez. A földrajzi határokat megsemmisítő online eszközök térnyerése aktívvá tette az emberiséget és közelebb hozta a világ különböző pontjain élőket. A Facebook és Twitter remek példa erre, ahol kapcsolatok születnek, hogy ezen eszközökkel alkossanak. 

Hasonlóképpen, az online együttműködés segít a nagyobb termelékenység elérésében a vállalati világban is. Az online együttműködés, mint eljárási mód, segíti a vállalatok virtuális működését. Lehetővé teszi számukra, hogy csökkentsék a működési költségeket és növeljék a bevételeket. Funkciók, mint például fájl megosztás, videokonferencia, dokumentumkezelő rendszer (DMS) és chat lehetővé teszik az alkalmazottak különböző helyszínekről történő közös munkavégzését, és segíti a szervezeteket, hogy általános költségeiket csökkentsék. Összehozza a téma szakértőit bárhol a világon egy időben a jobb üzleti döntések meghozataláért.

Az online együttműködés számos dimenzióban hasznot hoz a vállalatok részére, és alkalmazva soha nem látott változásokat hoz a jövőben. Számos szervezet már alkalmazza az új munka kultúrát, sokan még nem fogadták el ezt az új irányt, és a jövőben alkalmazzák majd, de bármelyiküket tekintsük is, mindannyian részesülnek az előnyükben várhatóan. Elsődleges ok lehet, amiért nem jelent előnyt egy vállalat részére ez a fajta módszer, az az, hogy létezik még mindig sok olyan hely, ahol a munkahelyi kultúra nem támogatná az efféle együttműködést. Ezeknek a cégeknek elsődlegesen fel kell ismerni hogyan tudnának profitálni ezt a módszert használva. Számukra ez nagyobb feladat, mint szimplán alkalmazni egy új eszközt, amely majd később hasznot hoz a jövőben, nekik újra kell gondolni stratégiájukat. A trendet tekintve, ahogyan a csapatmunkára szükség van sok-sok év óta és ahogyan az internet is megjelent az életükbe, teljesen egyértelmű, hogy a jövőben az online együttműködés de facto kultúrává válik mind társadalmi, mint vállalati szinten.

www.bootstraptoday.com